Por: Camila Pati
Especialistas dão dicas essenciais para você não ser escravo da sua caixa de entrada e explicam os prejuízos da falta de critério ao utilizar o e-mail
São Paulo - Caixa de e-mails lotada de mensagens para responder e o smartphone acusando novas mensagens que não param de chegar. Por dia, são centenas, por mês, milhares.
Com tantos e-mails a enviar e a responder, fica impossível terminar aquele relatório urgente prometido para ontem e que o seu chefe não para de cobrar, por e-mail, é claro.Quem se identifica com este cenário, certamente, sabe o que é perder produtividade por conta da sua caixa de entrada de mensagens eletrônicas. Mas não é só isso.
“As pessoas que usam a internet e e-mail de maneira exacerbada têm prejuízos funcionais no trabalho como aumento da insatisfação, maior incidência de erros e enganos, além do declínio do desempenho profissional”, explica o psicólogo Cristiano Nabuco de Abreu, coordenador do Programa de Dependência deInternet do Ambulatório Integrado dos Transtornos do Impulso (AMITI) do Instituto de Psiquiatria da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo.
Assim, o e-mail que era para ser um aliado da agilidade na comunicação, acaba se tornando o grande vilão do expediente e também do seu desempenho e motivação profissionais.
Recente pesquisa realizada pelo Office Time indicou que 47% dos entrevistados citaram o e-mail como o principal agente da perda de tempo, e 40% admitiram perder até 3 horas com o correio eletrônico por dia.
É possível reverter esse quadro? Para os três especialistas consultados por EXAME.com, algumas regras são essenciais para não se tornar escravo do e-mail. Confira quais são:
1 Estabeleça horários para enviar e responder e-mails
“Tive uma fase em que enviar e responder e-mails tomava muito tempo e eu perdia energia, o que, naturalmente, fazia com que eu perdesse produtividade”, diz Eduardo Amarante, representante da Dale Carnegie no Brasil.
“Deixar o e-mail aberto todo o tempo vai drenando a energia. Cada vez que você é interrompido, e deixa de fazer o que você estava fazendo para ver a mensagem, o cérebro precisa mudar o tipo de operação mental”, diz Abreu.
Ele explica que, ao ler um e-mail ou navegar na internet, a área do cérebro utilizada é a responsável pela resolução de problemas, enquanto que debruçar-se sobre um relatório ou um texto estimula outra, que envolve raciocínio complexo. “Ao ser bombardeado por e-mails você perde a habilidade de raciocínio mais profundo”, explica Abreu.
A solução para Amarante foi estabelecer horários específicos para abrir a caixa de mensagens. “Abro no início da manhã, fico, no máximo, uma hora, volto a abrir no começo da tarde para responder mensagens curtas, o que me toma 15 minutos no máximo, e no fim do dia volto a checar”, conta ele.
Ricardo Barbosa, diretor executivo da Innovia Training & Consulting, também recomenda esta estratégia, quando for possível. “Não é regra porque, às vezes, o trabalho da pessoa exige que ela cheque as mensagens o tempo todo, mas, quando não for este o caso, o ideal é ter horários para enviar e responder”, diz.
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