Por InfoMoney, InfoMoney
Evite longos históricos de
trocas de mensagens sob o mesmo título: quando o assunto mudar, mande um novo
e-mail
(Getty Images)
SÃO PAULO - Embora seja um ato bastante comum em nossas rotinas, escrever e-mails exige certo cuidado, caso contrário pode acontecer de passarmos uma imagem errada a quem os recebe. Você tem certeza de que está fazendo tudo da forma correta? Garanta-se vendo as 5 dicas a seguir:
1 – Novos assuntos, novos e-mails
Evite longos históricos de trocas de mensagens sob o mesmo título:
quando o assunto mudar, mande um novo e-mail. Assim você evitará aquela enorme
quantidade de siglas de resposta e encaminhamento que precedem o título e
tornará o fluxo de informações muito mais claro e organizado.
2 – Nomeie o e-mail corretamente
Escreva no título do e-mail exatamente do que se trata a mensagem. Ao
invés de escrever algo generalista, como por exemplo, “reunião de conteúdo”,
coloque algo como “reunião de conteúdo às 14h”. Dessa forma o receptor saberá
exatamente com que tipo de informação está lidando e qual será a prioridade
dela dentre as outras.
3 – Dê instruções sobre as respostas
Existem e-mails que são meramente informativos e que, portanto, não
precisam ser respondidos. No entanto, algumas pessoas, por educação, sentem-se
na obrigação de respondê-los. Por isso é importante que você coloque no fim da
mensagem algo do tipo “este e-mail não precisa de uma resposta”. Isso diminuirá
o seu trabalho e o da outra pessoa.
4 – Responda em particular
É muito comum empresas e grupos de amigos enviarem convites para eventos
endereçados a várias pessoas de uma vez. Caso você vá responder a alguma dessas
mensagens, responda somente a quem a enviou, e não para todos do grupo,
evitando, assim, incomodá-los e lotar suas caixas de entrada.
5 – A impessoalidade é importante
O e-mail deve ser uma forma prática de responder mensagens, portanto,
utilize-o exatamente dessa forma. Evite descrever opiniões sobre terceiros e
sentimentos, pois eles poderão ser mal-entendidos por quem estiver lendo
(justamente por essa pessoa não poder enxergar sua expressão facial enquanto os
lê). A impessoalidade é essencial para um e-mail efetivamente bom.
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